Die englische Originalversion des Textes Is your coworking space ready for E-invoices? ist auf dem Blog unseres Fördermitglieds Cobot Coworking Software zu finden.
E-Rechnungen sind in Europa seit einigen Jahren ein relevantes Thema, und neue Vorschriften sowie Umsetzungsfristen stehen für Unternehmen in den meisten europäischen Ländern bevor. Dies betrifft auch Coworking Spaces.
Um ein bekanntes Sprichwort abzuwandeln: „Der beste Zeitpunkt, um sich auf E-Rechnungen vorzubereiten, war vor zwei Jahren. Der zweitbeste Zeitpunkt ist heute.“
In diesem Artikel möchten wir:
- Erklären, was E-Rechnungen sind und wie sie deine Coworking-Aktivitäten beeinflussen.
- Zwei hilfreiche Infografiken bereitstellen – Aufschlüsselung nach Ländern & Zeitplan der Umsetzung.
- Eine kurze Checkliste anbieten, um deinen Coworking Space auf die Änderungen vorzubereiten.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine digitale Datei in einem maschinenlesbaren Format (für Menschen schwer lesbar), die alle Pflichtangaben einer regulären Rechnung enthält und der Norm EN 16931 entspricht. Diese Formate sind üblicherweise XML-, JSON-, CSV- und sogar PDF-Dateien. Allerdings ist nicht jede PDF-Datei eine digitale Rechnung.
In Deutschland gibt es zwei Formate, die den Anforderungen der Norm EN 16931 gerecht werden. Das Format X-Rechnung, das besonders von Behörden genutzt wird und rein maschinenlesbar ist, und ZUGFeRD 2.2, das als hybrides Format für PDF-Dateien entworfen wurde, um sowohl von Menschen als auch Computern lesbar zu sein.
Ein Scan oder eine digital erstellte Rechnung ohne maschinenlesbares Format nach EN 16931 ist keine E-Rechnung. Das bedeutet, dass das Versenden einer einfachen Rechnung als PDF-Datei nicht den EU-Vorschriften entspricht.
Vereinfacht dargestellt sieht der Unterschied zwischen den beiden Formaten folgendermaßen aus:
Warum werden E-Rechnungen eingeführt?
Die ViDA (VAT in the Digital Age)-Initiative ist ein Standardisierungsbestreben der Europäischen Union, das darauf abzielt, die Steuerberichterstattung und länderübergreifende Transaktionen zwischen Unternehmen zu vereinheitlichen und zu vereinfachen. Wenn das Rahmenwerk vollständig umgesetzt ist, wird es eine klare und einheitliche Methode für Handelsgeschäfte und Mehrwertsteuererhebung bieten, sowie Steuerbetrug in Europa minimieren.
Ein zentraler Teil dieser Initiative ist die E-Rechnung, die alle anderen Formen der Rechnungsstellung ersetzen soll, um eine einheitliche digitale Methode für den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen (und in Zukunft auch an Kund:innen) zu bieten. Diese Änderung betrifft natürlich auch Coworking Spaces.
Die Änderungen werden je nach Größe und Kund:innen deines Coworking Spaces zu unterschiedlichen Zeiten notwendig, aber bald werden alle Transaktionen, die du durchführst, über E-Rechnungen abgewickelt.
Um den Übergang zu erleichtern, haben wir zwei Infografiken erstellt, die die wichtigsten Informationen für die kommenden Jahre für Deutschland und seine Nachbarn darstellen:
E-Rechnungen in verschiedenen Ländern (Infografik)
Zeitplan für die Implementierung von E-Rechnungen (Infografik)
Wie in den obigen Infografiken zu sehen ist, werden nicht alle EU-Länder die E-Rechnung im gleichen Tempo oder sogar auf die gleiche Weise umsetzen. Abgesehen von Italien und Rumänien, die führend bei der Umsetzung sind und sich derzeit in den letzten Phasen des Prozesses befinden, haben die europäischen Gesetzgeber:innen noch erhebliche Arbeit vor sich.
Für Deutschland gilt: Bis zum 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Die E-Rechnungen sind ab diesem Datum das Standardformat für Rechnungen. Das Versenden traditioneller Rechnungen ist weiterhin möglich, jedoch nur mit Zustimmung der anderen Partei. (Die Bezahlung einer nicht E-Rechnung gilt als Zustimmung.)
Ab dem 1. Januar 2027 sind Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 € verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden. Diese Pflicht gilt spätestens ab dem 1. Januar 2028 für alle Unternehmen.
Ist dein Coworking Space bereit für E-Rechnungen?
Es mag wie eine Menge neuer Informationen erscheinen, aber die Anpassung an E-Rechnungen ist tatsächlich ziemlich einfach. Hier ist eine praktische Checkliste, die deinem Coworking Space hilft, sich auf die Änderungen vorzubereiten:
- Mache dich mit den Vorschriften und den Umsetzungszeiträumen in Deutschland vertraut. Wenn du internationale Unternehmer:innen als Coworker:innen aus der EU hast, berücksichtige auch die Regelungen ihres Heimatlandes.
- Vergleiche die Größe deines Unternehmens und deine Umsätze mit den Umsetzungsphasen. Möglicherweise hast du noch mehr Zeit für die Umsetzung.
- Schaue, ob deine Coworking- oder Buchhaltungssoftware die E-Rechnungsstellung bereits unterstützt und aktiviere diese gegebenenfalls. Wenn du E-Rechnungen erst einmal nur in Ausnahmefällen erstellen musst, kannst du auch auf freie Online-Tools zugreifen.
- Für den Empfang von E-Rechnungen reicht es aus, eine E-Mail-Adresse bereitzustellen und die Dateien unveränderbar abzuspeichern. Noch effizienter wird es mit einer Buchhaltungssoftware, die E-Rechnungen verarbeiten kann.
- Zu guter Letzt: Informiere deine Geschäftspartner:innen und Mitglieder im Voraus über die Änderungen, damit auch sie auf dem neuesten Stand sind!
Mach den ersten Schritt, um deinen Space zukunftssicher zu machen – bereite dich jetzt auf die E-Rechnung vor.