COWORK Bewerbung als Konferenzort

COWORK – Bewerbung als Konferenzort

Die COWORK ist das jährliche “Klassentreffen” der GCF. Es ist unser Aushängeschild, um neue Mitglieder für den Verband zu begeistern und unsere Arbeit in der Öffentlichkeit zu präsentieren. Für Coworking Spaces und Orte ist es eine Gelegenheit sich stärker in der Coworking Szene zu positionieren, sich stärker in die Verbandsarbeit einzubringen und lokale Partner sowie die Presse für das Thema Coworking zu begeistern. Es schärft Dein Profil als führender Einfluss in der Coworking Landschaft. Für die GCF ist es eine Gelegenheit, nationale und internationale Partner einzuladen, neue Mitglieder zu gewinnen, die Netzwerke innerhalb des Verbands zu verstärken und als führende Coworking-Institution wahrgenommen zu werden.

Insgesamt ist die Organisation einer Veranstaltung wie die Cowork mit hohem Aufwand verbunden. Bitte berücksichtige vor Deiner Bewerbung, ob Du genug lokale Unterstützung und ausreichend Erfahrung mit der Organisation von Events mit ähnlicher Größe (160+ Teilnehmende) mitbringst oder relativ schnell in das Orga Team integrieren kannst. Sprich auch mit dem Team vom letzen Jahr vorab um zu sehen, wer Dich hier unterstützen kann und will.

Einige wichtige Erfahrungen aus den letzten Jahren sind:

  • Es ist einfacher die Cowork zu organisieren, wenn es viele lokale Mitstreiter gibt (andere Coworking Spaces, Wirtschaftsförderer, Standort Entwickler etc). 
  • Es ist wichtig kostengünstig Räumlichkeiten für 160+ Personen nutzen zu können. Das betrifft sowohl einen grossen Saal für alle, wie auch ~6-8 kleinere Räume in unterschiedlichen Grössen (jeweils 20-30 Personen). Wir wünschen uns hierfür einen Location Sponsor, z.B. ein öffentlicher Raum oder ein Coworking Space.   
  • Es ist wichtig das Verpflegungsthema kostengünstig zu lösen, am besten über einen Sponsor oder Wirtschaftsförderer.
  • Für die Teilnehmer ist eine gute Erreichbarkeit (Flugzeug, Bahn) sowie fußläufige Unterkunft in unterschiedlichen Preisklassen ein wichtiges Entscheidungskriterium teilzunehmen

Deine Bewerbung als Location für die COWORK

Schön, dass du dich dafür interessiert, als Ort für eine der nächsten COWORK Konferenzen der GCF ausgewählt zu werden. Wir freuen uns wirklich sehr über dein oder euer Interesse. Die COWORK durchzuführen ist eine tolle Sache, die viel Aufmerksamkeit für euren Space und auf eure Stadt bringt. Es ist auch eine Menge Arbeit, die in einem anstrengenden, aber sehr lohnenden Konferenzwochenende mündet. Wir sagen das nicht so klar, um jemanden abzuschrecken. Es ist uns wichtig, dass alle Seiten mit ähnlichen Erwartungshaltungen an die Organisation drangehen. Wir (als GCF Orgateam) unterstützen gerne und nach (ehrenamtlichen) Kräften. Die COWORK auf die Beine zu stellen, ist eine Teamaufgabe, die viel Engagement auf allen Seiten erfordert. Wir freuen uns über jede Person und jeden Ort, die bereit sind, dieses tolle Event zu sich zu holen.

Vergangene Konferenzorte

An diesen Orten fand die COWORK bereits statt

  1. 2014 Wolfsburg
  2. 2015 Stuttgart
  3. 2016 Hamburg
  4. 2017 Leipzig
  5. 2018 Bremen
  6. 2019 Mannheim
  7. 2020 Virtuell
  8. 2021 Virtuell
  9. 2022 Erfurt
  10. 2023 Wuppertal/Solingen
  11. 2024 Karlsruhe (26.04. – 28.04.2024)
  12. 2025 Berlin-Tegel
  13. 2026 – noch offen (Datum noch unbekannt – Recherchen dauern noch – auch Absprache mit dem Team vor Ort möglich!)

Bewerbungsfrist

Unser Ziel ist es, immer während einer stattfindenden COWORK den nächsten COWORK Ort bekannt geben zu können. Daher liegt die Bewerbungsfrist einige Zeit vor der COWORK, die als nächstes stattfindet.

Die Bewerbungen der Orte für 2026 müssen JETZT möglichst zeitnah (gut wäre bis spätestens Mitte/Ende April 2025) per E-Mail unter christopher.schmidhofer@coworking-germany.org eingegangen sein.

Die Bewerbungen für 2026 müssen bis 31.01.2025 bei uns eingegangen sein. Es ist erlaubt und erwünscht, sich mit einer Bewerbung für mehrere Jahre zu bewerben. Wir kommen dann zur gegebenen Zeit nochmals auf die jeweiligen Orte zu und fragen explizit nach, ob die Bewerbung noch bestehen bleibt.

Voraussetzungen für die Bewerbung

  • Es gibt ein lokales Orga-Team, welches den notwendigen Zeiteinsatz vor und während der Konferenz bringen kann. (Vor der Konferenz durchschnittlich ca. 2-8h pro Woche, während der Konferenz ständige Anwesenheit und Mithilfe).
  • Eine oder mehrere Personen aus dem Orga-Team haben in den letzten 2 Jahren an mindestens einer COWORK teilgenommen.
  • Es gibt eine nutzbare Veranstaltungslocation, die zwischen 120 und 200 Personen fasst. Die Location sollte auch mit Veranstaltungstechnik (Beamer, Mikrofone, Lautsprecher, usw.) ausgestattet sein.
  • Es gibt eine feste Absprache oder eine sehr gute Aussicht darauf (es wurden bereits entsprechende Gespräche geführt), dass mindestens die Kosten der Veranstaltungslocation (3 Tage) und möglichst auch das Catering (voraussichtlich mehr als 5.000€) durch ein oder zwei lokale Partner übernommen werden. Das kann beispielsweise eine Wirtschaftsförderung, ein passendes Unternehmen oder der Space selbst sein. Siehe dazu auch die Location-Sponsoren der letzten Konferenzen.
  • Der Ort muss erreichbar sein (gute Anbindung an den ÖPNV).
  • Es muss Übernachtungsmöglichkeiten für 100-180 Personen in verschiedenen Preisklassen in erreichbarer Nähe geben.
  • Der Ort sollte Aufenthaltsqualität haben.

Bei Fragen gerne auf uns zukommen (christopher.schmidhofer@coworking-germany.org oder hello@coworking-germany.org). 

Sollte das alles passen, dann freuen wir uns auf deine Bewerbung.

Bewerbungsfragen – Begeistere uns für Deinen Ort!

Bitte beantworte uns mindestes die folgenden Fragen. Gib uns außerdem alle weiteren wichtigen Informationen mit.
WICHTIG: Wir fragen hier teilwesie danach, ob schon Gespräche mit möglichen Partner gelaufen sind. Es ist keine Pflicht, das schon gemacht zu haben. Es hilft uns dabei, die momentane Kommunikationslage einzuschätzen.

  1. Aus welchem schönen Ort (welche Stadt) bewirbst du dich?
  2. Wer ist die*der Hauptansprechpartner*in der Bewerbung?
  3. Bitte gib uns für Fragen die Kontaktdaten der*des Hauptansprechpartner*in
  4. Was ist deine GGF-Mitgliedsnummer?
  5. Welche Organisation / Space bewirbt sich?
  6. Gibt es Partner im lokalen Umfeld? Wer macht mit? Wer macht nicht mit? Warum?
  7. Für welches Jahr ist die Bewerbung hauptsächlich?
  8. Gilt die Bewerbung auch für andere Jahre?
  9. Welche Veranstaltungslocation wird konkret vorgeschlagen? (Gerne ein paar wenige, aussagekräftige Bilder mit senden)
  10. Fanden bereits Gespräche mit der Location statt oder ist diese in der Verwaltung durch die sich bewerbende Organisation?
  11. Ist die Location zu den genannten Daten frei? Ist sie vor-reserviert?
  12. Wie hoch sind die voraussichtlichen Kosten der Location für die GCF?
  13. Wie kann zur Location gereist werden? (Bitte verschiedene Verkehrsmittel betrachten und auf Herausforderungen aufmerksam machen)
  14. Fanden bereits Gespräche mit lokalen Partnern wie Wirtschaftsförderung oder Ähnlichem statt? Wurde eine Bereitschaft signalisiert, die Veranstaltung finanziell zu unterstützen?
  15. Welche weiteren Coworking-Spaces gibt es in der Nähe? Sind davon welche GCF-Mitglieder? Fanden Gespräche mit diesen statt? Sind die mit dabei? Gib uns einen kurzen Überblick über die lokale Coworking-Struktur.
  16. Gibt es schon weitere Ideen für lokale Partner / Sponsoren?
  17. Liste uns bitte eine Auswahl von 2-6 Übernachtungsmöglichkeiten in der Nähe der Veranstaltungslocation auf.
  18. Wie passt die Veranstaltungslocation zum Thema Coworking? Ist Sie in einem Coworking Space? Ist ein Coworking-Space in der Nähe?
  19. Welche Vorteile siehst du für eine COWORK bei dir?
  20. Wo siehst du die größten Herausforderungen für eine COWORK bei dir?
  21. Was müssen wir sonst noch wissen?

Die Bewerbungen der Orte für 2026 bitte per E-Mail an christopher.schmidhofer@coworking-germany.org senden.

Was passiert mit der Bewerbung? Wie werden diese bewertet?

Die Bewerbungen werden gesammelt, und dann von den Mitgliedern des COWORK-Orgateams und dem GCF-Vorstand bewertet. Die Bewertungsmatrix ist eine Punktematrix, in der für die einzelnen Kriterien zwischen 1-10 Punkte vergeben werden können. Die am Auswahlprozess beteiligten GCF-Mitglieder können diese Matrix mit den Bewertungne für sich ausfüllen. Im nächsten Schritt vergelichen wir die Bewertungen und reden über die Kriterien, bei denen sich eine große Diskrepanz zwischen den Bewertungen ergibt. In diesem Schritt kann es notwendig werden, Rücksprache mit den sich bewerbenden Orten zu halten, um offene Fragen zu klären und die Bewertungen vergleichbar zu machen. Danach wird eine Entschidung getroffen, auf Basis der Ergebnisse aus den einzelnen Bewertungen und je nachdem auch weiteren sinnvollen Kriterien.

Hier der Basis-Kriterienkatalog:

  • Erreichbarkeit
    • Erreichbarkeit der Stadt mit ÖPNV / Bahn
    • Erreichbarkeit der Stadt mit Auto
    • Erreichbarkeit der Stadt mit Flugzeug
  • Übernachtung / Unterkunft
    • Übernachtungsmöglichkeiten ( Hotel, Hostel, Jugendhergen ) 
    • Höhe Durchschnitt Übernachtungskosten
  • Vor-Ort-Team Team ( Lokale Coworking Communtiy / Spacebetreiber ) 
    • Vor-Ort-Team Hauptansprechpartner
  • Location
    • Location im Gesamtblick
    • Ist WLAN vorhanden oder muss es aufgebaut werden?
    • PA Beschallung, Moderationsmaterial etc vorhanden
    • ausreichend Kleingruppenräume (jeweils ca. 15-25 Personen) minmal 5 Stück 
    • Austellungsfläche für Sponsoren (3-5 Stände jeweils ca. 10-15qm)
    • großer Raum für Plenum (120-200 Personen)
    • Catering und Verpflegung ( Bindungsgebot ? ) 
    • Party / Quiznight usw.
    • Sanitäranlagen ausreichend vorhanden (pro 100 Personen mind. 3 Sitztoiletten)
    • Wie passt der Ort in die Verteilung der bisherigen Konferenzorte
  • Finanzierung
    • Drittmittel vorhanden  (Förderung / Sponsoren / usw.) – Wahrscheinlichkeit bewerten
    • Kosten für Location usw. Community Gespräche mit anderen Coworking Spaces vor Ort / in der Nähe?
  • Community
    • Team ist gut vernetzt / integriert in Coworking Szene?
  • Bewerbung
    • Qualität der Bewerbungsunterlagen
    • War bereits Teilnehmend bei einer COWORK der letzten Jahre?
    • Kennt die Bedarfe für die COWORK-Konferenz (war zum Beispiel an der Orga beteiligt)

Wir freuen uns auf eure Bewerbung.
Die Rolle COWORK der German Coworking Federation